Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La facture électronique est un fichier de données informatiques, transmis par un système EDI (Echanges de Données Informatisées), à ne pas confondre avec la facture numérique ou numérisée ou dématérialisée qui est un fichier image (le plus souvent de type PDF) d’une facture traditionnelle.

Selon l'administration, une facture créée sous forme électronique qui est envoyée et reçue sous format papier ne constitue pas une facture électronique. De même, une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constitue pas une facture électronique mais une facture papier.

La factur-X est un nouveau format mixte qui a été mis en place selon une norme européenne pour faciliter le passage à la facture électronique : il s’agit d’un fichier PDF qui contient les métadonnées structurées d’une facture électronique. Une factur-X peut donc être utilisée sous l’un ou l’autre des formats.

Par exemple si vous passez à la facture électronique avant vos clients, avec la factur-X, vous faites une facture électronique et le client l’utilise comme une facture traditionnelle (imprimée sur papier ou archivée sous format numérique).

Comment conserver ses factures ?

Les factures doivent être conservées dans leur forme et contenus originels.

La facture éléctronique doit garantir :

• L'authenticité
• L'intégrité
• La lisibilité.

A compter du moment de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. C’est-à-dire qu’il doit toujours exister un moyen de « lire » le fichier, à la fin de la période de conservation, même si l’éditeur de logiciel qui l’a émise n’existe plus (d’où l’existence d’une norme, comme pour le Fichier des Ecritures Comptables).

La facture électronique est sécurisée par EDI. A défaut, la signature électronique est un mécanisme permettant de garantir l’authenticité et l’intégrité des documents archivés électroniquement. Sinon, il convient de mettre en place une PAF piste d’audit fiable, c’est-à-dire une organisation de numérisation, d’archivage et de conservation des factures. (NB : la procédure elle-même est un justificatif à conserver également).

Les factures papier doivent normalement être conservées physiquement sur le territoire français (ou pays membres de l’UE fournissant des garanties équivalentes en matière d’assistance administrative et de droit d’accès aux données).

Combien de temps conserver ses factures ?

Le Code de Commerce impose de conserver les pièces justificatives et les documents comptables pendant 10 ans (article L123-22 du Code de Commerce).

Les factures doivent être conservées pendant un délai de 3 ans à compter de la vente ou de la prestation de services (article R.441-3 du Code de commerce).

L’obligation fiscale est de 6 ans (article L 102B du Livre des procédures fiscales), avec un délai de reprise de 3 ans (pour les professionnels). Attention toutefois, les factures d’immobilisation doivent être conservées jusqu’à 6 ans après la fin de leur amortissement, ainsi que les factures des exercices déficitaires jusqu’à 3 ans après d’exercice d’imputation du report déficitaire.

Quelles sanctions ?

Le défaut de conservation des factures clients est sanctionné d’une pénalité de 50 % des montants facturés.

A défaut de conservation des factures fournisseurs, l’entreprise risque un rejet de déduction des charges et de la TVA.

Plus généralement, le défaut de conservation des documents comptables fait encourir à l’entreprise un risque un rejet de comptabilité et de taxation d’office.

En conclusion

Avant de devenir une obligation, la facture électronique peut surtout vous apporter de nombreux avantages, en ces temps où la dématérialisation devient incontournable. Demandez conseil à votre expert-comptable pour vous accompagner à sa mise en place en interne ou en partenariat.

# Violaine CAUSSE